9 tips bij interne fraude

Wist u dat interne fraude vaak wordt gepleegd door leidinggevenden die al langer dan tien jaar bij een bedrijf werken? Vaak hebben ze ook nog eens een ceo-functie. Deze, en zeven andere tips over interne fraude leest u hier. Wat kunt u doen om dit te voorkomen én wat als het toch gebeurt?

1) Zorg vooraf voor duidelijke regels
Het is van belang dat u duidelijke regels op schrift heeft over het gebruik van geld in uw organisatie. Zo kunt u bijvoorbeeld in uw huishoudelijk reglement opnemen dat gebruik van het geld van uw organisatie voor privé-doeleinden niet, en ook niet tijdelijk, is toegestaan. Of dat betalingen aan werknemers nooit contant gebeuren, maar altijd via een bankbetaling. Op die manier kan fraude veel eenvoudiger worden bewezen.

2) Wie is het?
Een kant-en-klaar profiel van de dader bij u op kantoor kunnen we u niet geven. Maar wel een paar statistische aanwijzingen. Volgens onderzoeksbureau Schalke & Partners zijn daders van grote interne fraude vaak loyale leidinggevenden die al langer dan tien jaar bij u in dienst zijn.

Volgens dit onderzoek is bijna driekwart van alle fraudeplegers tussen de 35 en 55 jaar oud.  Een derde van de fraudeurs werkt op de financiële afdeling en opvallend: een groot deel van de daders heeft een ceo-functie of zit in de Raad van Bestuur.

3) Zorg voor een duidelijke scheiding tussen betalen en autoriseren
Regel het zo dat er altijd, in ieder geval, een tweede persoon is, die meekijkt naar de mutaties op de betaalrekeningen. Met internetbankieren kan dat heel makkelijk.

Nog beter is het als u als regel hanteert dat de werknemer die de overboekingsopdrachten aan uw bank geeft, eerst een geautoriseerde betaalopdracht onvangt van een chef of collega. Hij mag die betalingen dus alleen doen als een tweede persoon de factuur heeft gecontroleerd en een akkoord voor betaling heeft getekenend. En de medewerker die de daadwerkelijke overboekingen doet, kan weer vaststellen of de door zijn collega of chef gegeven betaalopdrachten in orde zijn.

Ondersteun deze scheiding tussen betalen en autoriseren door gebruik te maken van de functionaliteiten die het betaalpakket van uw bank biedt!

4) Houd controle en kijk mee
Degene die de betalingen autoriseert, moet na verwerking door de bank van de betaalopdrachten aan de hand van de dagafschriften (op papier of via beeldscherm) vaststellen dat er niet méér betalingen zijn verricht, dan waarvoor hij goedkeuring heeft gegeven.

Het is sowieso handig als meerdere mensen inzage in alle mutaties hebben. Als er dan toch fraude voorkomt, hebben deze personen immers ook inzage in alle mutaties en bent u minder afhankelijk van medewerking van de frauderende medewerker.

Het is wel belangrijk dat u zorgt dat de medewerker die in de gelegenheid is om te frauderen, nooit de bevoegdheid heeft om de instellingen van uw bankrekeningbeheer aan te passen. Anders zou hij bijvoorbeeld kunnen regelen dat u geen toegang meer heeft tot uw eigen rekening. Het beste is om deze bevoegdheid in uw eigen hand te houden.

5) Inzicht in uw administratie
Fraude wordt vaak gepleegd met contant geld. Denk aan een greep uit de kas of betalingen die niet worden geregistreerd. U kunt een paar dingen doen voor meer inzicht in uw administratie. Schaf bijvoorbeeld het contante geldverkeer af of beperk dit. Zorg dat betalingen van en naar uw bedrijf uitsluitend per bank geschieden. Op die manier is er altijd zicht op de uitgaande geldstroom. En in geval van nood kunt u snel een kopie van de bankadministratie op vragen bij uw bank.

Zorg ook voor een regelmatige back-up (bijvoorbeeld eens per kwartaal) en maak op een vastgesteld tijdstip een kopie van (het digitale deel) van de administratie.

6) Schep duidelijkheid
Geruchten, vermoedens en onrust onder uw personeel zijn slecht voor uw bedrijf. Heeft u eenmaal iemand in het vizier? Schep dan zo snel mogelijk duidelijkheid: is er sprake van fraude of niet? Ga een gesprek aan met de mogelijke fraudeur en vraag iemand uit uw bedrijf met financiële kennis om er bij te zitten.

Voer het gesprek in een vriendelijke sfeer. Op dit moment heeft u vragen, nog geen beschuldigingen. Er is een vervelende situatie ontstaan, die zo snel mogelijk moet worden beëindigd, zodat (ervan uitgaande dat er helemaal geen sprake is van fraude) de goede sfeer ook zo snel mogelijk wordt hersteld.

7) Sommeren of schorsen
Als het duidelijk is dat uw werknemer fraudeert, maar hij of zij wil niet meewerken en weigert inzage te geven bijvoorbeeld in de administratie, overweeg dan een formeel besluit om hem of haar te schorsen of te sommeren. Dat doet u per aangetekende brief. Daarin vermeldt u ook dat u aangifte doet van de fraude indien niet vóór een bepaalde datum en tijdstip aan de sommatie (het teruggeven van de administratie of andere bewijsstukken) is voldaan.

In dit stadium is het verstandig om juridisch advies in te winnen, bijvoorbeeld via uw rechtsbijstandsverzekering of via een van de adviseurs van De Zaak.

8) Juridische stappen ondernemen?
U wilt het geld terug dat is ontvreemd, en onderneemt juridische stappen. Dat kan via het strafrecht (u doet dan aangifte bij de politie) of via een civiele procedure (u start zelf een rechtszaak). In het wetboek van strafrecht is best één en ander geregeld om fraude, of verduistering, diefstal of valsheid in geschrifte) te straffen.

Een juridische procedure kost echter wel geld, tijd en energie. In veel gevallen is het te overwegen om te komen tot goede afspraken met de fraudeur om uw geld terug te krijgen.

9) Een bekentenis in ruil
Een manier om het zonder de rechter te regelen, is het maken van een afspraak of overeenkomst met de fraudeur. U vraagt van hem een schriftelijke bekentenis én een belofte om op korte termijn het ontvreemde bedrag terug te betalen. Uit deze bekentenis moet blijken voor welk bedrag is gefraudeerd en hoe de fraude in zijn werk is gegaan. De belofte om het ontvreemde bedrag terug te betalen, moet vergezeld zijn van een concreet schema met bedragen en betalingsdata.

In ruil voor de bekentenis kunt u hem beloven niet in de publiciteit te treden met de fraude, om geen aangifte te doen, geen civiele procedure te starten, of geen loonbeslag te leggen op zijn inkomsten.

Deze tips komen uit een serie artikelen over fraude die op verenigingen.nl is verschenen. Auteur van de serie is drs. Maarten den Ouden, registeraccountant en auteur van De Kascommissiegids en De Kascommissiegids voor VvE's. Zie www.kascommissiegids.nl

Bron: De Zaak