De klant wil e-facturen. Wat nu?

‘E-factuur’; waar hebben we het over? Een ‘e-factuur’, oftewel: een elektronische factuur, is een gewone factuur die echter niet per gewone post wordt verzonden maar die de klant langs elektronische weg bereikt. De klant krijgt dan bijv. via e-mail een factuur in pdf-formaat. Of hij ontvangt een bericht dat zijn e-factuur op een bepaalde website voor hem klaarstaat. Let op. Als ondernemer weet u dat een factuur aan allerlei eisen moet voldoen. Een misverstand is echter dat dit altijd op papier moet. De Belastingdienst behandelt een e-factuur namelijk niet anders dan een papieren factuur, beide gelden als bewijsstuk. Deze soepele regel geldt echter voorlopig alleen nog voor factureren binnen Nederland.

Voor- en nadelen. Met e-facturering wordt tijd bespaard. Ook is de kans op fouten minder groot, zeker als de e-facturering gekoppeld wordt aan het elektronische boekhoudsysteem. In principe gaat de factuur dan met een druk op de knop de deur uit. Er wordt ook bespaard op papier-, print- en portokosten en het is daardoor minder belastend voor het milieu.

Nadeel is wel dat een e-factuur gemakkelijker is na te maken dan een papieren factuur, maar de techniek is inmiddels zo ver ontwikkeld dat dit met de juiste beveiligingsmaatregelen heel goed te ondervangen is. E-facturering kent dus veel voordelen, maar voor u geldt als belangrijkste nadeel dat het u tijd kost om het binnen uw bedrijf te realiseren.
 
Dit artikel verscheen eerder op ondernemingsdatabank.indicator.nl